Apostille: Πότε είναι απαραίτητη η σφραγίδα της Χάγης για μια μετάφραση.

Τι είναι το Apostille;

Η επισημείωση Apostille, ή αλλιώς η Σφραγίδα της Χάγης, είναι μια επίσημη επικύρωση που πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής/σφραγίδας και την ιδιότητα του ατόμου ή της αρχής που εκδίδει ένα δημοσίου εγγράφου. Ουσιαστικά, λειτουργεί σαν ένα διαβατήριο για έγγραφα που έχουν εκδοθεί από μια δημόσια αρχή ενός κράτους, επιτρέποντάς τους να “ταξιδέψουν” σε άλλη χώρα χωρίς την ανάγκη πρόσθετης νομιμοποίησης ή επικύρωσης. Αυτή η διαδικασία καθιερώθηκε μέσω της Σύμβασης της Χάγης του 1961, η οποία απλοποίησε τις διαδικασίες επικύρωσης δημόσιων εγγράφων μεταξύ των χωρών που συμμετέχουν στη σύμβαση.

Έχουμε ετοιμάσει έναν ολοκληρωμένο οδηγό ο οποίος θα σας βοηθήσει να λύσετε οποιαδήποτε απορία έχετε σχετικά με την επισημείωση Apostille: ποια έγγραφα απαιτούν Apostille, ποια διαδικασία ακολουθείτε, πώς γίνεται η μετάφραση ενός Apostille και πολλές άλλες πληροφορίες τόσο για έγγραφα που εξαιρούνται από την επισημείωση Apostille, όσο και για έγγραφα που προέρχονται από χώρες οι οποίες δεν συμμετέχουν στη Σύμβαση της Χάγης.

Ποια Έγγραφα Απαιτούν Apostille;

Η Σφραγίδα της Χάγης είναι απαραίτητη για διάφορα δημόσια έγγραφα που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν σε άλλη χώρα. Μερικά από αυτά περιλαμβάνουν:

• Ληξιαρχικές Πράξεις: Πιστοποιητικά γέννησης, γάμου, διαζυγίου και θανάτου.
• Ακαδημαϊκά Έγγραφα: Πτυχία, αναλυτικές βαθμολογίες, βεβαιώσεις φοίτησης και απολυτήρια.
• Νομικά Έγγραφα: Δικαστικές αποφάσεις.
• Εμπορικά Έγγραφα: Πιστοποιητικά σύστασης εταιρειών, πιστοποιητικά του Εφόρου Εταιρειών.
• Αποδεικτικά Αστυνομικού Μητρώου: Πιστοποιητικά λευκού ποινικού μητρώου και άλλα νομικά έγγραφα.

Σημειώνεται πως, σε περίπτωση που μια Δημόσια Υπηρεσία στην Κύπρο απαιτεί την επισημείωση Apostille σε έγγραφο που προέρχεται από το εξωτερικό, τότε θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την πρεσβεία ή το προξενείο της χώρας προέλευσης του εγγράφου σας στην Κύπρο. Τα έγγραφα φέρουν Apostille από τη χώρα στην οποία εκδόθηκαν, προκειμένου να αναγνωριστούν επίσημα στο εξωτερικό. Οι κυπριακές δημόσιες αρχές δεν μπορούν να επισυνάψουν την Σφραγίδα της Χάγης σε έγγραφα που έχουν εκδοθεί στο εξωτερικό.

Πότε χρειάζεται το έγγραφό μου Apostille;

Η ανάγκη για Apostille εξαρτάται από τη χώρα στην οποία θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο. Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 έχει μειώσει σημαντικά την ανάγκη για Apostille, καθώς επιτρέπει την άμεση αναγνώριση εγγράφων μεταξύ των κρατών-μελών χωρίς επιπλέον επικύρωση. Ωστόσο, για έγγραφα που προέρχονται ή πρόκειται να παρουσιαστούν εκτός της ΕΕ, το Apostille είναι απαραίτητο.

Πριν από οποιαδήποτε χρήση, είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με την αρμόδια αρχή της χώρας προορισμού για να επιβεβαιώσετε τις απαιτήσεις τους. Πιο κάτω θα βρείτε τις χώρες οι οποίες συμμετέχουν στη Σύμβαση της Χάγης για την Επισημείωση Apostille, και συνεπώς αποδέχονται έγγραφα που φέρουν τη Σφραγίδα της Χάγης.

By BlankMap-World_gray.svg: Original by User:Vardion, svg-ified by Simon Eugster —Simon 23:14, 1 August 2006 (UTC)derivative work: Nauka (talk), Heitordp – Own work based on: World map configurable.svg, CC BY-SA 3.0, Link

Οι πιο πάνω λίστες δεν περιλαμβάνουν πολλές χώρες. Μόνο χώρες με επίσημες γλώσσες τα αγγλικά, τα ελληνικά, τα γαλλικά και τα γερμανικά εμφανίζονται στις λίστες, για ευκολία των πελατών μας. Μπορείτε να βρείτε την ολοκληρωμένη λίστα των χωρών που έχουν υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης εδώ.

Κανονισμός της ΕΕ για Δημόσια Έγγραφα

Από τις 16 Φεβρουαρίου 2019, ορισμένα δημόσια έγγραφα και πιστά αντίγραφα απαλλάσσονται από επικύρωση και Apostille στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Συγκεκριμένα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιούν πολύγλωσσο τυποποιημένο έντυπο αντί μετάφρασης. Πιστοποιημένες μεταφράσεις από οποιοδήποτε κράτος μέλος γίνονται αποδεκτές.

Έγγραφα που καλύπτονται:

• Δικαστικά, διοικητικά και συμβολαιογραφικά έγγραφα
• Επίσημα πιστοποιητικά σε ιδιωτικά έγγραφα
• Διπλωματικά και προξενικά έγγραφα

Διαθέσιμο πολύγλωσσο έντυπο για:

• Γέννηση, θάνατος, βεβαίωση ζωής
• Όνομα, ιθαγένεια, κατοικία
• Γάμος, ικανότητα γάμου, οικογενειακή κατάσταση
• Διαζύγιο, δικαστικός χωρισμός, ακύρωση
• Καταχωρισμένη συμβίωση, λύση, κατάσταση
• Γονική ιδιότητα, υιοθεσία
• Λευκό ποινικό μητρώο
• Δικαίωμα ψήφου σε ευρωεκλογές/δημοτικές εκλογές

Αν ένα κράτος μέλος δέχεται επικυρωμένα αντίγραφα, πρέπει να αποδεχθεί αντίγραφα από το κράτος έκδοσης.

Εξαιρέσεις για Apostille: Ορισμένα έγγραφα εξαιρούνται βάσει διεθνών συμφωνιών ή διμερών συνθηκών, όπως όσα ανταλλάσσονται μεταξύ δημόσιων αρχών και αφορούν κοινωνική ασφάλιση, συντάξεις, φορολογία, εκπαίδευση, επαγγελματικά προσόντα και ιατρικές βεβαιώσεις.

Μπορείτε να μου εκδώσετε μετάφραση με Apostille;

Το metafrastis.com.cy δεν είναι δημόσια αρχή και συνεπώς δεν έχει τη δυνατότητα να εκδώσει Apostille. Η επισημείωση Apostille εκδίδεται μόνο από την αρμόδια διοικητική αρχή στη χώρα προέλευσης του εγγράφου. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, το έγγραφο και η επισημείωση Apostille μπορούν να μεταφραστούν, όπως απαιτείται. Το Apostille μεταφράζεται από τον ορκωτό μεταφραστή κανονικά στη γλώσσα-στόχο. Δεν επισυνάπτεται επιπλέον Apostille στη μετάφραση, ούτε μπορεί να επισυναφθεί Apostille σε έγγραφο το οποίο έχει ήδη μεταφραστεί.

Παραδείγματα αρμόδιων αρχών για Apostille:

• Κύπρος: Γραφεία Apostille – Λεμεσός και Λευκωσία και στα ΚΕΠ – ΚΕΠΟ
• Ελλάδα: Υπουργείο Εξωτερικών – Ηλεκτρονικά
• Γαλλία: Τοπικά Εφετεία – ανάλογα με το είδος του εγγράφου (Cour d’Appel)
• Βέλγιο: Ηλεκτρονική πιστοποίηση εγγράφων
• Γερμανία: Περιφερειακά Δικαστήρια (Landgerichte) – Ηλεκτρονική Φόρμα
• Ελβετία: Καντονιακές Αρχές- Ανάλογα με την περίπτωση
• Αυστρία: Διαθέσιμο και σε ηλεκτρονική μορφή
• Ηνωμένο Βασίλειο: Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO) – E-Apostille
• Ηνωμένες Πολιτείες Αμερικής: USA Authorized Authorities
• Καναδάς: Global Affairs Canada
• Αυστραλία: Australian Passport Offices in Capital Cities

Σε περίπτωση που βρίσκεσαι ήδη στην Κύπρο, με επίσημο έγγραφο, το οποίο δεν φέρει Apostille, σου συνιστούμε να επικοινωνήσεις με την πρεσβεία ή το προξενίο της χώρας από την οποία προέρχεται το έγγραφό σου, για να διευθετήσεις την χορήγηση της επισημείωσης Apostille για το έγγραφό σου.

Πώς χορηγείται η σφραγίδα της Χάγης στην Κύπρο

Η διαδικασία περιλαμβάνει:

1. Έλεγχο του εγγράφου – Το έγγραφο πρέπει να έχει εκδοθεί στην Κύπρο.
2. Υποβολή στην αρμόδια αρχή – Το πρωτότυπο έγγραφο υποβάλλεται στο Γραφείο Apostille είτε στη Λεμεσό είτε στη Λευκωσία είτε στα ΚΕΠ/ΚΕΠΟ.
3. Έκδοση Apostille – Η γνησιότητα της υπογραφής/σφαγίδας του εγγράφου επαληθεύεται και επισυνάπτεται η Apostille.

Για περισσότερες πληροφορίες, επισκεφθείτε τον επίσημο κυβερνητικό ιστότοπο.

Ιδιωτικά Έγγραφα και Apostille

Τα ιδιωτικά έγγραφα και έγγραφα δημοσίου δικαίου ακολουθούν την πιο κάτω διαδικασία στην Κύπρο:

1. Επικύρωση Υπογραφής από Πιστοποιών Υπάλληλο – Ένα ιδιωτικό έγγραφο ή έγγραφο δημοσίου δικαίου που φέρει υπογραφή ή/και σφραγίδα, πρέπει να παρουσιαστεί αρχικά ενώπιον ενός διορισμένου Πιστοποιούντος Υπαλλήλου, ο οποίος θα πιστοποιήσει την υπογραφή στο αρχικό έγγραφο.
2. Υποβολή στην Επαρχιακή Διοίκηση – Ακολούθως, το έγγραφο πρέπει να υποβληθεί ενώπιον ενός λειτουργού της Επαρχιακής Διοίκησης του τόπου όπου πιστοποιήθηκε το έγγραφο. Ο λειτουργός θα πιστοποιήσει την υπογραφή και τη σφραγίδα του Πιστοποιούντος υπαλλήλου.
3. Υποβολή εγγράφου για Apostille – Αφού έχει πιστοποιηθεί η υπογραφή του Πιστοποιούντος υπαλλήλου στο έγγραφο από την Επαρχιακή Διοίκηση, τότε το έγγραφο αυτό υποβάλλεται προς επικύρωση με τη σφραγίδα της Χάγης.
4. Μετάφραση – Αφού έχει επισυναφθεί το Apostille στο αρχικό έγγραφο, τότε γίνεται μετάφραση του εγγράφου και της επισημείωσης Apostille, καθώς και όλων των σφραγίδων που περιέχει το έγγραφο.

Έγγραφα από τρίτες χώρες

Έγγραφα τα οποία προέρχονται από τρίτες χώρες και προορίζονται για υποβολή σε δημόσια υπηρεσία στην Κύπρο, ακολουθούν παρόμοια διαδικασία:

1. Επικύρωση Υπογραφής από Πιστοποιών Υπάλληλο/Συμβολαιογράφο – Ανάλογα με τη χώρα προέλευσης του εγγράφου, θα πρέπει να παρουσιαστεί αρχικά ενώπιον ενός Πιστοποιούντος Υπαλλήλου (Certifying Officer) ή Συμβολαιογράφου (Notary) στη χώρα προέλευσης του εγγράφου, ο οποίος θα πιστοποιήσει την υπογραφή στο έγγραφο.
2. Υποβολή στις υπηρεσίες τοπικής διοίκησης – Ακολούθως, το έγγραφο πρέπει να υποβληθεί ενώπιον ενός λειτουργού της τοπικής Διοίκησης του τόπου όπου πιστοποιήθηκε το έγγραφο. Ο λειτουργός θα πιστοποίησει την υπογραφή και τη σφραγίδα του Πιστοποιούντος υπαλλήλου ή του συμβολαιογράφου.
3. Υποβολή εγγράφου για επικύρωση – Αφού έχει πιστοποιηθεί η υπογραφή του πιστοποιούντος υπαλλήλου στο έγγραφο από την τοπική διοίκηση, τότε το έγγραφο αυτό υποβάλλεται προς επικύρωση είτε στο Υπουργείο Εξωτερικών της Κυπριακής Δημοκρατίας στην Λευκωσία, είτε σε Πρεσβεία/Προξενείο/Ύπατη Αρμοστεία της Κυπριακής Δημοκρατίας στη χώρα προέλευσης του εγγράφου (ή σε γειτονική χώρα).
4. Μετάφραση – Αφού έχει επισυναφθεί το Apostille στο αρχικό έγγραφο, τότε γίνεται μετάφραση του εγγράφου και της επισημείωσης Apostille, καθώς και όλων των σφραγίδων που περιέχει το έγγραφο.

Σύνοψη της Διαδικασίας

1. Έκδοση εγγράφου από την αρμόδια αρχή.
2. Απόκτηση Apostille/Πιστοποίησης στη χώρα προέλευσης.
3. Μετάφραση εγγράφου και Apostille αν απαιτείται.
4. Υποβολή του μεταφρασμένου εγγράφου στην αρμόδια υπηρεσία.

Μετάφραση Apostille και Εγγράφων

Αφού αποκτηθεί η Apostille, το έγγραφο μπορεί να γίνει η μετάφραση στη γλώσσα που επιθυμείς. Η ομάδα του metafrastis.com.cy προσφέρει πιστοποιημένες μεταφράσεις από ορκωτούς μεταφραστές σε Αγγλικά, Γαλλικά, Γερμανικά και Ελληνικά.

Για επίσημες πιστοποιημένες μεταφράσεις εγγράφων με Apostille από ορκωτούς μεταφραστές εμπιστέυσου την ομάδα του metafrastis.com.cy.

Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα!