Une Apostille est une certification officielle qui atteste de l’authenticité de la signature et du sceau de l’autorité qui a délivré un document. En d’autres termes, il s’agit d’un passeport international pour les documents, leur permettant d’être reconnus dans un autre pays sans nécessiter de procédure de légalisation supplémentaire. Ce système a été établi par la Convention de La Haye de 1961, simplifiant ainsi l’authentification des documents publics destinés à être utilisés dans les États signataires. Avant cette convention, la reconnaissance des documents étrangers nécessitait une procédure longue de légalisation, impliquant souvent des ambassades et consulats. Grâce à l’Apostille, cette démarche est considérablement facilitée, garantissant une acceptation rapide et efficace des documents à l’international.
Quels types de documents nécessitent une Apostille ?
Les documents qui doivent être apostillés sont principalement des documents publics destinés à être utilisés à l’étranger. Parmi eux, on retrouve :
- Actes d’état civil : actes de naissance, mariage et décès.
- Documents académiques : diplômes, certificats d’études, attestations d’inscription.
- Documents juridiques : décisions de justice, procurations, affidavits.
- Documents commerciaux : extraits du registre du commerce, statuts d’entreprise, contrats.
- Extraits de casier judiciaire.
Un document doit être apostillé dans son pays d’origine avant d’être utilisé à l’étranger.
Dans quels cas une Apostille est-elle requise ?
L’obligation d’obtenir une Apostille dépend des exigences du pays destinataire. La décision finale appartient à l’autorité qui reçoit le document. Toutefois, au sein de l’Union européenne, le Règlement (UE) 2016/1191 a supprimé la nécessité d’une Apostille pour plusieurs types de documents, facilitant ainsi leur reconnaissance mutuelle entre États membres.
Exemples :
- Un acte de naissance chypriote peut nécessiter une Apostille pour un dossier de visa au Royaume-Uni.
- Un diplôme universitaire français destiné à être utilisé en Allemagne ne nécessite pas d’Apostille grâce à la réglementation européenne.
- Une procuration signée à Chypre pour une utilisation aux États-Unis doit être apostillée.
Avant d’utiliser un document à l’étranger, il est recommandé de vérifier les exigences auprès des autorités compétentes du pays destinataire.
Qui délivre une Apostille à Chypre ?
Il est important à noter que metafrastis.com.cy n’est pas une autorité publique et ne peut délivrer d’Apostille. Seule l’autorité compétente du pays d’origine du document est habilitée à émettre une Apostille.
Pour faire apostiller un document officiel chypriote, vous devez soumettre une demande auprès du Ministère de la Justice et de l’Ordre Public de Chypre. La demande peut être effectuée en personne ou par un représentant autorisé. Il est nécessaire de présenter l’original du document ainsi qu’une preuve de paiement des frais applicables.
La légalisation des documents s’effectue aux adresses suivantes :
📍 Ministère de la Justice et de l’Ordre Public – 122 Athalassas Avenue, Nicosie
📍 Bureau du district de Limassol – 21 Spyros Araouzos, 1er étage, 3036 Limassol
Pour plus d’informations sur la procédure et les exigences spécifiques, consultez le site officiel du gouvernement chypriote, en anglais.
Comment obtenir une Apostille à Chypre ?
Le processus d’obtention d’une Apostille à Chypre comprend les étapes suivantes :
- Vérification du document – Le document doit être un document public émis à Chypre.
- Dépôt auprès de l’autorité compétente – Le document original est soumis à l’Administration du district de Limassol.
- Émission de l’Apostille – Une fois l’authenticité confirmée, l’Apostille est apposée sur le document.
Comment obtenir une Apostille en France?
La demande d’apostille doit être adressée au parquet général de la cour d’appel compétente, en fonction de la nature du document :
- Extrait de casier judiciaire : La cour d’appel de Rennes est compétente pour apostiller les extraits de casier judiciaire.
- Certificat de non-pourvoi en cassation : La cour d’appel de Paris traite les demandes d’apostille pour ce type de certificat.
- Autres documents : Pour tous les autres documents, l’apostille est délivrée par le service compétent du parquet général de la cour d’appel dans le ressort de laquelle le document a été établi. Par exemple, pour un acte de naissance délivré à Libourne, la demande doit être adressée au parquet général de la cour d’appel de Bordeaux.
Procédure à suivre
- Remplir le formulaire de demande : Utilisez le formulaire Cerfa n°15703*01, disponible en ligne sur le site officiel de l’administration française.
- Préparer les documents nécessaires : Joignez à votre demande le document original à apostiller ainsi qu’une copie de votre pièce d’identité.
- Envoyer la demande : Adressez l’ensemble des documents au service des apostilles de la cour d’appel compétente, soit par courrier, soit en déposant le dossier sur place, selon les modalités précisées par la cour concernée.
Obtenir une apostille en Belgique
En Belgique, l’apostille est délivrée par le Service Public Fédéral (SPF) Affaires étrangères. Depuis le 1ᵉʳ mai 2018, les apostilles sont exclusivement émises sous format électronique. Pour obtenir une apostille, vous devez soumettre votre document original au SPF Affaires étrangères, situé rue des Petits Carmes 27 à 1000 Bruxelles. Les demandes s’effectuent uniquement sur rendez-vous, pris en ligne. Le coût est de 20 euros par document, et le paiement en espèces n’est plus accepté aux guichets consulaires.
Si votre document est signé électroniquement ou émis sous format électronique, l’autorité émettrice doit introduire la demande via le site web eLegalization. Les documents signés par un notaire doivent être soumis directement par celui-ci via le même site. Les délais de traitement varient selon le type de document et la méthode de soumission.
Obtenir une apostille en Suisse
Pour obtenir une apostille en Suisse, vous devez vous adresser à l’autorité compétente du canton où le document a été émis. Par exemple, dans le canton de Genève, le secteur des légalisations de l’Office cantonal de la population et des migrations (OCPM) est responsable pour cette démarche.
Obtenir une apostille au Québec
Depuis le 11 janvier 2024, le Canada émet des apostilles pour les documents destinés à l’étranger. Au Québec, le ministère de la Justice est l’autorité compétente pour délivrer les apostilles. Pour obtenir une apostille, vous devez soumettre votre document au ministère de la Justice, Direction générale des registres et de la certification. Selon le type de document, une certification préalable par la Chambre des notaires du Québec ou le Barreau du Québec peut être requise.
Le coût de l’apostille est de 65 $ par document. Les documents admissibles incluent ceux émis par un organisme public québécois, les documents judiciaires et les actes notariés reconnus comme authentiques. Pour plus d’informations, consultez le site du gouvernement du Québec.
Une fois l’Apostille obtenue, le document peut être traduit comme prévu.
Qu’en est-il des documents privés ?
Il est important de noter que seuls les documents munis d’une signature officielle et originale, émanant d’une autorité, d’un notaire ou d’une administration publique, peuvent être apostillés. Les documents signés par des particuliers nécessitent l’intervention préalable d’un notaire pour légaliser la signature avant de pouvoir obtenir une apostille.
- Certification de la signature – La signature doit être attestée par un notaire ou un agent de certification.
- Légalisation – Le document est ensuite légalisé par l’autorité compétente.
- Traduction – Si nécessaire, le document et son Apostille doivent être traduits.
Dans des pays comme l’Allemagne et la France, un notaire a le même rôle qu’un agent de certification (Certifying Officer) au Royaume-Uni et à Chypre.
Traduction d’une Apostille et de documents officiels
Une fois l’Apostille obtenue, il peut être nécessaire de faire traduire le document pour qu’il soit accepté dans le pays de destination. L’équipe de metafrastis.com.cy propose des traductions professionnelles et certifiées en anglais, français, allemand et grec.
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Récapitulatif du processus
- Émission du document par l’autorité compétente.
- Obtention de l’Apostille dans le pays d’origine.
- Traduction du document et de l’Apostille si nécessaire.
- Soumission du document traduit à l’autorité destinataire.
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